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(금요아침)좋은 의견을 나오게 만드는 법
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박영찬 다클코리아(DACL KOREA) 대표 / 산업카운슬러 1급
기업에 있어 올바른 회의문화는 조직을 끌어가는 중요한 아이디어창출을 하는데 있어 중요한 역할을 한다. 그렇다면 생산적인 회의문화를 위해 어떻게 해야 할까?
먼저 리더가 자유롭게 대화할 수 있는 분위기를 형성해 모든 사람이 편하게 참여할 수 있도록 유도하는 것이 중요하다.
리더는 발언권을 동등하게 배분하여 모두가 토론에 참여할 수 있도록 해야 한다. 여기엔 몇 가지 방법이 있는데 일반적으론 거수로 발언 신청을 받는 것이 가장 보편적인 방법이다. 또한 참가자들이 일정한 순서대로 발언하게 하는 방법도 있다. 그리고 회의 도입부에 미리 발언하는 방식을 밝혀두는 것도 좋다.

1)발언에 대해 좋게 평가를 하라.
모든 발언 신청을 순서대로 메모해서 신청 순으로 발언권을 준다.
참석자들 중에는 일체 발언을 하지 않고 듣기만 하는 참석자들도 있는데, 그들의 내면엔 좋은 아이디어를 가지고 있을 가능성도 크다. 따라서 리더는 처음부터 서로의 아이디어를 인정해서 참여를 북돋아주는 열정의 리더십을 발휘해야 한다. 행여 깎아 내리거나 경멸하는 느낌을 받을 수 있는 반응은 자제해야 한다. 참여자의 입을 막아버려 좋은 아이디어를 놓칠 수 있기 때문이다.
이를테면, 한사람의 발언이 끝나면, 그 내용이 별로 신통하지 못하더라도 “○○님께서 참신한 아이디어를 내주셨습니다. 그럼 다른 분들께서는 어떤 생각을 갖고 계시는지 말씀해주시겠습니까?”라고 그 발언에 대해 좋은 평가를 해준다. 리더가 이런 모습을 보이면 참여자들도 그 분위기에 따라 아이디어회의에 집중하게 된다.
회의에 참여하는 태도가 소극적이거나 발언을 잘하지 않는 사람이 있다면 그 사람을 지명해 “○○님께서는 여기에 대해 어떻게 생각하십니까?” 또는 “○○님은 지금 우리가 다루고 있는 분야에 있어 많은 경험이 있는 걸로 알고 있습니다. 이 일을 어떻게 하는 것이 우리에게 도움이 될까요?”라는 식으로 질문을 던져 참여를 유도하는 것이 좋다. 그리고 그 사람의 발언이 끝나면 “역시 조용히 집중하시면서 업무에 열정적으로 전념하시더니 그 동안 많은 연구결과가 있었군요. 앞으로도 고견을 부탁드립니다.”하며 격려를 해주는 것이 좋다.

2)발언을 명확하게 만들어라.
리더는 필요한 경우 참여자의 발언내용을 설명하거나, 요약하거나, 평가해야 한다. 이렇게 하는 것은 회의의 효율성을 위해 필요한 조치가 된다. 참석자들은 종종 두서없이 말하는 경우가 있다. 회의를 원활히 끌고 나가려면 사안에 집중시키기 위해 두서없는 얘기들은 가급적 정리를 해주는 것이 좋다.
참석자의 발언의 내용이 애매모호하거나 잘 적용하기 힘든 경우엔 “좋은 아이디어군요. 그것을 좀 더 구체화해보면 어떨까요?”라고 좋은 점을 이야기한 다음 단점을 지적하거나, 아니면 ”좀 더 명확해지거나 활성화될 수 있다면 정말 좋은 방안이 될 수 있겠는데요“하는 식으로 가능성에 주목하고 그것을 칭찬한다. 또한 발언 내용이 주제와 동떨어진 것일 때에는 기분이 상하지 않게 이를 간접적인 방법으로 기분 나쁘지 않게 알려주면서 관련된 사항을 이야기하도록 촉구하는 것이 좋다.

모두의 적극적인 참여를 위해선 한 사람의 의견이 발표될 때 마다 이에 대한 다른 사람의 평가를 유도하여 토론이 활성화되도록 하는 것도 방법이 된다. 그러나 사안에 대한 비판은 허용하되 인신공격은 절대로 허용하지 않도록 하는 것이 중요한 점임을 명심하자.
한 사람이 여러 가지 의견을 두서없이 이야기하는 경우는 잠시 멈추게 하여, “다음으로 넘어가기 전에 첫 번째 했던 얘기를 먼저 확실히 정리하고 넘어가면 좋겠습니다.”라고 말한다. 이를 통해 다른 사람들도 그 의견에 대해 좀 더 분명하고 간결하게 이해할 수 있는 시간이 될 것이다.
발언자가 어렵게 설명한 경우에는 쉬운 말로 풀어서 다시 설명해주는 센스도 필요하다. 내용이 불분명한 경우엔 발언자에게 “저는 이런 뜻으로 이해했는데 맞는지요?“라면서 한번 더 확인함으로 보다 분명하게 하고, 발언내용이 긴 경우에는 이를 간략히 요약할 필요성이 있다.

3)정리하면서 결론에 도달하게 하라.
어느 정도 토론이 무르익어 결론을 모색할 때쯤이면 모든 발언들을 연결시켜 서로 연계되게 하면서 요점정리를 하도록 한다. 그러고 나서 서로 다른 입장을 조정하고 수용할 수 있는 결과에 이르도록 유도하는 것이 리더의 역할이다.
회의에서 만장일치만큼 위험한 게 없다. GM 창업자인 슬론 회장은 만장일치로 결정된 사안의 경우에는 실행을 미뤘다고 한다. 만장일치라는 의미 속에는 긍정적인 측면도 있지만 대다수 귀찮고 관심 없고 그저 남들의 의견을 따라 가고 싶어 하는 심리가 담겨있기 때문이다.
회의를 끝내면서 다음의 세 가지 질문을 던져보며 코멘트 해보는 건 어떨까?
오늘 회의에서 나온 중요한 점은 무엇인가?
해결책은 무엇이며 누구에게 맡겨져 언제까지 결과를 보고할 것인지 각인시켜준다.
회의의 목적에 대해 궁극적으로 우리가 얻은 것은 무엇인지를 공유한다.
마지막으로 회의의 클로징 멘트에선, 소중한 시간을 내어 참석해 회의에 집중하면서 좋은 아이디어를 내어 준 참석자들에게 감사의 인사를 전한다. 덕분에 좋은 결과를 얻을 수 있었다는 것에 대해 칭찬의 말을 하는 것 또한 잊어선 안 된다.
조직의 회의문화는 그 기업의 미래이자 현재이다. 좋은 분위기 속에 생산적결과가 나올 수 있는 회의 문화가 훌륭한 기업을 만들 수 있음을 잊지 말자.
작성 : 2018년 06월 26일(화) 11:24
게시 : 2018년 06월 28일(목) 08:59


박영찬 다클코리아(DACL KOREA) 대표 / 산업카운슬러 1급

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